Turpinot tēmu par iekšējo auditu, tā uzdevumiem, vietu organizācijas struktūrā, daudz informācijas atrodamas Iekšējo auditoru institūta izdotajos Standartos, Prakses padomdevējos un citos skaidrojumos. Aplūkojot Institūta nodaļu mājas lapās kolēģu izklāstus par šo tēmu, pēc manām domām, interesants un saprotams ir Krievijas kolēģa izklāsts.

Aleksejs Soņins CIA, Iekšējo auditoru institūta Krievijas nodaļas prezidents rakstā

„Kāpēc organizācijai nepieciešams iekšējais audits” izklāsta iekšējā audita uzdevumus Krievijas biznesa vidē. Neliels raksta atreferējums varētu būt interesants arī audita profesijas kolēģiem Latvijā.

Iekšējais audits ir viens no visrezultatīvākajiem (effective) vadības instrumentiem, līdz ar to būtiski palielinot organizācijas konkurētspēju.

Vēl nesen iekšējais audits organizācijās veica „netīru darbu”, darbu, kuru neviens nemīl. Bet pakāpeniski, brīnumainā kārtā, attieksme pret iekšējo auditu mainās. Šodien iekšējais audits ir nācis modē un daudzi vadītāji un īpašnieki vēlas to ieviest savās organizācijās, daudzos gadījumos vēl pat neapzinoties milzīgo potenciālu, ko tas sevī ietver. Tajā pat laikā iekšējiem auditoriem priekšā stāv arvien lielāki uzdevumi, palielinās prasības pret pašiem auditoriem un attiecīgi pieaug auditoru slodze. Atsevišķos gadījumos pret iekšējo auditu sāk izturēties kā pret „burvja nūjiņu”, kura visu var un visu izlabos.

Kas tad ir iekšējais audits un ar ko tas var būt noderīgs organizācijai?

Kāpēc iekšējais audits ir piesaistījis uzmanību?

Iekšējais audits nav jauna parādība, bet īpašu uzmanību ir pievērsis šīs tūkstošgades sākumā. Pieaugošā interese par iekšējo auditu pasaulē izskaidrojama ar virkni faktoru.

Pirmkārt, iekšējais audits ir viens no nedaudzajiem pašlaik pieejamiem un tajā pat laikā nenovērtētiem resursiem, kura pareiza izmantošana var palielināt organizācijas darbības rezultativitāti.

Otrkārt, rinda skaļu korporatīvo skandālu ASV un Eiropā sniedza pamatojumu, ka Iekšējo auditoru institūtam var būt liela ietekme bankrotu ierobežošanā.

Treškārt, laba korporatīvā pārvalde organizācijā, kur viena no neatraujamām sastāvdaļām ir iekšējais audits, ir pozitīvs signāls investoriem un kreditoriem un palielina investoru interesi par organizāciju.

Krievijā augstākminētajam var pievienot rindu faktoru. Pirmkārt, īpašnieku un izpildvadības vēlme sakārtot biznesa procesu struktūru un organizāciju, kas ļauj ievērojami ieekonomēt organizācijas līdzekļus. Bez augstākminētā, iekšējais audits kļūst ievērojami aktuāls īpašniekiem - vadītājiem , kuri samazina klātbūtni tiešā biznesa vadīšanā, nododot to profesionālu izpildvadītāju rokās. Un, visbeidzot, perspektīvie plāni darboties starptautiskajos kapitāla tirgos organizācijām diktē prasību izveidot iekšējā audita dienestu.

Izpratne par iekšējo auditu.

Saskaņā ar Iekšējo auditoru institūta izdoto definīciju:

Iekšējais audits ir neatkarīga, objektīva pārliecības radīšana un konsultēšana, lai uzlabotu organizācijas darbību un papildinātu tās vērtību. Iekšējais audits palīdz organizācijai sasniegt tās mērķus, ieviešot sistemātisku, disciplinētu pieeju, lai novērtētu un paaugstinātu riska vadības, kontroles un korporatīvās vadības procesu rezultativitāti.

Definīcija raksturo iekšējā audita darbības pamatnoteikumus, kurus īsumā raksturosim:

1/ neatkarība un objektivitāte. Vispirms, pati iekšējā audita profesija balstās uz divām fundamentālām īpašībām – neatkarību un objektivitāti. Neatkarība šajā gadījumā ir organizatoriskās struktūras un iekšējā audita struktūrvienības pakļautības jautājums organizācijā. Objektivitāte tiek izprasta kā iekšējā auditora individuālās kvalitātes, indivīda prāta attieksme, cik iekšējais auditors ir neiesaistīts izdarot novērtējumus un secinājumus (piebilde, skat. IAI 1100. standartu);

2/ organizācijas darbības uzlabošana. Iekšējā audita mērķis, kā izriet no definīcijas, ir organizācijas darbības uzlabošana. Pasvītrosim – nevis atrast pārkāpumus un kļūdas ar attiecīgi sekojošo vainīgo sodīšanu, nevis atskaišu rakstīšana uz desmitiem lappušu ar simtiem grūti izpildāmu rekomendāciju, bet ieraudzīt un novērtēt riskus, vājās vietas organizācijas darbībā un sniegt rekomendācijas sistēmu un procesu pilnveidošanai un rezultativitātes paaugstināšanai;

3/ pārliecības radīšanas (assurance services) un konsultatīvo pakalpojumu sniegšana. Iekšējā audita būtība sevī ietver pārliecības radīšanas un konsultatīva rakstura pakalpojumu sniegšanu. Sniegto pakalpojumu sfēras/ apjomi pēdējos gados pieauguši, ietverot risku pārvaldi, kontroli un korporatīvo vadību.

Pārliecības radīšanas pakalpojumi ir iekšējā auditora savākto pierādījumu objektīva analīze ar mērķi – sniegt neatkarīgu novērtējumu un izteikt vērtējumu par sistēmu, procesu, operāciju rezultativitāti un uzticamību. Galvenā atšķirība konsultācijas pakalpojumiem no pārliecības radīšanas pakalpojumiem ir tajā apstāklī, ka pirmajā gadījumā darba raksturu un apjomu nosaka klients, sistēmas īpašnieks.

Atšķirības starp augstākminētajiem darbības veidiem ir atspoguļotas tabulā:

Pārliecības radīšana (Assurance)

Konsultācijas (Consulting)

o 3 pušu attiecības „pasūtītājs – auditors – sistēmas īpašnieks (iepriekš termins- auditējamais) o risku vadības, kontroles un korporatīvās pārvaldes uzticamības un efektivitātes novērtēšana o darba apjomu un raksturu nosaka auditors o audita viedoklis tiek iesniegts formāla ziņojuma veidā o obligāta izpildāmo rekomendāciju pēckontrole

o 2 pušu attiecības „klients – auditors” o klients - sistēmas īpašnieks (parasti- operāciju vadītājs) o sadarbība darbības rezultativitātes (effectiveness) paaugstināšanā, jaunu sistēmu un procedūru izvērtēšana no riska aspekta; o darba raksturu un apjomu nosaka klients o rekomendācijas ziņojuma vai jebkurā citā veidā pēc vienošanās ar klientu o rekomendāciju izpildes kontrole nav obligāta (nepieciešamību nosaka klients)

Organizācijas padome vairāk būs ieinteresēta pārliecības radīšanas pakalpojumos. No ierindas vadītāju viedokļa, lielāka iekšējā audita vērtība tiek sasniegta, sniedzot konsultācijas biznesa procesu rezultativitātes paaugstināšanai par kuriem vadītāji ir atbildīgi. Augstākā izpildvadība ir ieinteresēta- lai iekšējais audits sadarbojas ar vadītājiem, kā arī lai iekšējais audits palīdzētu kontrolēt vadītājus.

Pašlaik intensīvas diskusijas notiekr par patērētā darba un laika attiecību, kuru iekšējie auditori velta pārliecības radīšanas un konsultatīva rakstura pakalpojumiem. Atsevišķi profesijas pārstāvji iestājas, ka galvenā iekšējā audita vērtība ir objektīvu pārliecības pakalpojumu sniegšana un konsultācijām auditoru darba grafikos jāieņem minimāls laika apjoms. Jo vairāk iekšējais auditors ir aizņemts ar konsultācijas darbiem, jo potenciāli lielāka bīstamība objektivitātei. Projektos un apgabalos, kur iekšējais auditors šodien darbojas kā konsultants, var jau rīt tikt paredzēti iekšējā audita novērtējumi. Otras puses uzskatu piekritēji apgalvo, ka iekšējais audits organizācijai ir vairāk noderīgs tieši izmaiņu laikā un/vai ieviešot sistēmas, procedūras, jo organizācijai kopējie potenciālie labumi no iekšējo auditoru piedalīšanās konsultantu statusā tā vai tā pārsniedz trūkumus no iekšējo auditoru objektivitātes samazināšanās nākotnē. Pie tam ir pietiekami daudz veidu kā ierobežot šo negatīvo ietekmi uz iekšējo auditoru objektivitāti.

Tā kā, pēc mūsu domām, iekšējā audita pamatuzdevums ir sniegt objektīvus pārliecības radīšanas pakalpojumus, konsultāciju darba apjoms jāpieaudzē bez negatīvas ietekmes uz iekšējā audita objektivitāti.

Iekšējā audita loma organizācijā

Cik iekšējais audits ir nepieciešams biznesa īpašniekiem un cik organizācijas vadītājiem?

Lēmumu par to, vai organizācijai ir nepieciešams iekšējais audits pieņem īpašnieki un augstākā izpildvadība organizācijā. Šo lēmumu nosaka daudzi faktori, pie kuriem, pirmkārt, jāpieskaita īpašnieka un biznesa pārvaldītāja funkciju nodalīšana, organizācijas izmēri, struktūra, izvietojums, organizācijas darbībai raksturīgais risku līmenis.

Gadījumos, kad biznesa īpašnieki ir arī organizācijas vadītāji un paši pilnībā kontrolē visus biznesa aspektus, var nebūt vajadzības pēc iekšējā audita funkcijas. Vienlaikus, augot organizācijas „izmēriem”, palielinoties vadības procesu komplicētībai, īpašniekiem – vadītājiem var izveidoties kontroles esamības ilūzijas.

Iekšējais audits ir nepieciešams ne tikai īpašniekiem, bet arī organizācijas vadībai. Vadītāju uzdevums – pārvaldīt biznesu, sasniedzot izvirzītos mērķus visrezultatīvākajā veidā. Šo uzdevumu izpilde lielā mērā atkarīga no diviem faktoriem: 1/ vai vadītāja rīcībā ir nepieciešamā informācija pareizu lēmumu pieņemšanai; 2/ vai eksistē efektīva pieņemto lēmumu izpildes kontroles sistēma.

Paši vadītāji, kuru ikdienas darbs neatraujami saistīts ar biznesa vadīšanu, ne vienmēr var objektīvi novērtēt situāciju. Pat ja vadītājs uzskata, ka efektīvi kontrolē visus procesus, viņam nav laika un specifiskas zināšanas attiecīgās informācijas vākšanai un strukturizēšanai. Iekšējais auditors, saskaņā ar sava darba būtību, pārvalda informāciju par visiem organizācijas darbības aspektiem un datu apkopošanas un analīzes instrumentiem, tāpēc cieša sadarbība ar iekšējiem auditoriem palielina vadītāju pieņemto lēmumu rezultativitāti. Tieši iekšējais auditors ir objektīvas informācijas avots, palīdz vadītājiem ar „svaigu aci” paskatīties uz lietām un novērtēt pieņemto lēmumu kvalitāti.

Bet izvirzās jautājums: vai organizācijas īpašniekiem un vadībai ir nepieciešams tieši iekšējais audits, bet varbūt vairāk būtu noderīgas funkcijas, kuras Krievijas uzņēmumos tradicionāli pilda iekšējās kontroles dienesti un kontroles – revīzijas pārvaldes. (Atzīmēsim, ka rietumos šāda dienesti sastopami reti).

Tas ir īpašnieku un vadības lēmums - cik un kādus kontroles orgānus izveidot organizācijā. Lielu lomu lēmuma pieņemšanā spēlē kontroles vides stāvoklis un, plašāk raugoties, korporatīvās kultūras attīstības līmenis. Ja iekšējās kontroles sistēmas un risku vadības sistēmas nav izveidotas vai darbojas nerezultatīvi – iekšējā auditora darbības lauks stipri norobežojas, tā kā iekšējā audita uzdevums ir šīs sistēmas novērtēt. Dotajā gadījumā organizācijas vadības pirmais uzdevums ir kontroles sistēmas projektēšana un ieviešana ar ko Krievijā tradicionāli nodarbojas iekšējie kontroles dienesti.

Par cik iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas process ir darbietilpīgs un ilgstošs, objektīva nepieciešamība dotajā etapā (kamēr nav izveidota rezultatīva kontroles sistēma) ir atsevišķas kontroles – revīzijas pārvaldes darbība (kontroles- revīzijas pārvalde iegūst īpašu uzmanību, ja organizācijas vadībai nav iespēju vai vēlmes veidot rezultatīvu kontroles sistēmu un veidot attīstītu korporatīvo kultūru). Dotajā gadījumā kontroles- revīzijas pārvalde koncentrēsies uz kļūdu meklēšanu un ļaunprātīgu uzticības izmantošanu, „tīrā veidā” izpildot organizācijas policista lomu. Bet būtu jāatceras, ka revīzijas darbība, pēc savas būtības, ir vērsta retrospektīvi pagātnē, tas ir uz jau notikušiem notikumiem un to sekām. Iekšējais audits ir vērsts uz perspektīvu, t.i. uz nākotnē sagaidāmo notikumu analīzi, kuri var nelabvēlīgi ietekmēt organizācijas vai to struktūrvienības darbību. Citādi runājot, revīzija novērtē jau materializējušo risku sekas, tajā laikā, kad iekšējais audits novērtē iespējamību un piedāvā risku un/vai to negatīvo seku ierobežošanas veidus. Kontroles - revīzijas pārvaldes esamība organizācijā nenozīmē, ka organizācijai nav nepieciešams iekšējais audits – visu nosaka, kurā attīstības stadijā atrodas organizācija un kādā virzienā organizācija attīstās. (atreferēts aptuveni, skat. avotus www.iia-ru.ru un www.theiia.org www.iai.lv ) 

Noslēgumā daži treniņ jautājumi, kas raksturo iekšējā audita koncepciju:

-----------------------------------------------------------------------------------

Treniņjautājumi:

1. Kā raksta atreferējumā lietots terminu „effective” un „efficient” tulkojums (attiecīgi);

A/ „efektīvs” un „efektīvs”

B/ „rezultatīvs” un „efektīvs”

C/ „mērķtiecīgs” un „efektīvs”

D / „efektīvs” un „lietderīgs”

2. Kura ir vislabākā kontroles definīcija

1. Kontrole ir atbilstoša organizācijas vadības darbība plānošanā, organizēšanā un darbību izpildē.
2. Kontrole ir organizācijas darbības politikas
3. Kontrole tiek nodrošināta ierobežojot novirzes līdz pieņemam līmenim ar mērķtiecīgām un zemu izmaksu aktivitātēm
4. Kontrole nodrošina akurātu un savlaicīgu mērķu un uzdevumu sasniegšanu ar minimālu resursu izmantošanu

3. Kurš no uzskaitītā tiek apsvērts kā galvenais iemesls iekšējā audita aktivitātes (struktūrvienības) izveidošanai

1. Lai garantētu, ka vadības lēmumu pieņemšanā izmantotie finansu un saimnieciskās darbības dati ir akurāti, patiesi un savlaicīgi
2. Lai aizsargātu organizācijai uzticētos resursus
3. Lai samazinātu jau tā pārslogotās vadības atbildību par rezultatīvu un efektīvu kontroles izveidošanu
4. Lai novērtētu un paaugstinātu kontroles procesu rezultativitāti

4. Iekšējā audita aktivitātes/struktūrvienības atbilstoša darbība

a/ kontroles sistēmas projektēšana (design)

b/ Iekšējās kontroles procedūru rakstīšana (drafting)

c/ kontroles sistēmas caurlūkošana (review) pirms ieviešanas

d/ kontroles sistēmu uzstādīšana (installing)